Bessere Laufzeiten und schnellere Reaktionen dank BPM

    Wissensbeitrag

    In unserer schnelllebigen Zeit ist es gerade im Geschäftsumfeld wichtig, dass alle Prozesse möglichst schnell und vollständig abgeschlossen werden. Doch gerade bei Prozessen, die menschliche Interaktion benötigen, ziehen sich Prozesse oft unnötig in die Länge. In unserem aktuellen Fall kann Business Process Management unserem Kunden helfen, durch die Optimierung von HR Prozessen Zeit und Geld zu sparen.

    Was ist ein Prozess?

    Prozesse begegnen uns überall in unserem alltäglichen Leben. Bereits das morgendliche Kaffeekochen und das Lesen der Post ist ein Prozess.

    Kaffekochen als Beispiel eines Prozesses

    Prozesse können vollautomatisch ablaufen oder menschliche Eingriffe benötigen, Teilschritte können außerdem an Bedingungen geknüpft sein. Im Beispiel des Kaffeekochens würde der Prozess mit einem menschlichen Eingriff beginnen. Es muss unter Umständen Kaffee oder Wasser nachgefüllt und die Kaffeemaschine eingeschaltet werden. Dadurch wird der Prozess an die Maschine „übergeben“ und diese kocht den Kaffee automatisch. Auch im Geschäftsumfeld gibt es solche Prozesse. Ein oft verwendetes Beispiel ist das Einstellen neuen Personals.

    Welche Probleme treten bei solchen Prozessen auf?

    Häufig findet Kommunikation innerhalb einer Firma über ausgedruckte Dokumente oder E-Mails statt.

    Ist nur eine Person zuständig, so kann es passieren, dass der Prozess beispielsweise auf Grund hoher Auslastung sehr lange liegen bleibt und so wichtige weitere Schritte erst zu spät eingeleitet werden können. Genauso kann oft nicht nachvollzogen werden, in welcher Phase sich ein Prozess momentan befindet und welche Informationen bereits von wem verarbeitet wurden.

    Erschwerend kommen oft auch noch Probleme wie Mehrsprachigkeit und externe Prozesse hinzu.

    Wie kann Business Process Management helfen, diese Probleme in den Griff zu bekommen?

    Business Process Manager (BPM) bieten eine Plattform, um Geschäftsprozesse darzustellen, auszuführen und zu überwachen.

    Rechner mit Programmiercode

    Die meisten BPM-Lösungen nutzen eine Web-Oberfläche, die jedem Nutzer ihm zugeordnete, nötige Interaktionsschritte auflistet und Eingaben in Form von Web-Formularen ermöglicht.

    Wird ein Formular abgesendet, so wird der nächste Prozessschritt eingeleitet. Backend-Systeme, die automatisierte Prozessschritte ausführen, können auch direkt angebunden werden. Hierbei nutzen die meisten Lösungen JavaScript oder Java.

    Der Status der gestarteten Prozesse lässt sich jederzeit kontrollieren. Oft gibt es auch die Möglichkeit aus den Daten verschiedene Statistiken zu erstellen. Damit können Schwachstellen in den Prozessen gefunden und optimiert werden.

    Ein Kundenbeispiel

    Wir befanden uns in einer Kundensituation, in der es darum ging, im Rahmen einer Expansion eine Lösung zu finden, um Ihre Prozesse bei der Neueinstellung von Mitarbeitern besser nachvollziehbar zu machen. Außerdem sollten Möglichkeiten zur Prozessüberwachung von uns bereitgestellt werden.

    HR Prozesse sollten optimiert werden, wofür sich der Business Process Manager anbot. Denn mit ihm konnten sowohl menschliche, als auch automatische Prozessschritte in einem Tool gemanagt werden. Ein Prozessschritt war z.B. das Ausfüllen von Formularen aus unterschiedlichen Abteilungen, welche alle in einer Datenbank anschließend gespeichert werden sollten.

    Der Business Process Manager von IBM (ehemals Lombardi) konnte hier überzeugen, da er neben hervorragenden Monitoring-Möglichkeiten und einer ansprechenden, intuitiven Entwicklungsoberfläche auch einfach zu Bedienende Möglichkeiten zur Lokalisierung von Formularen und der Weboberfläche bietet.

    Fazit

    Behalten Sie den Überblick über Ihre Prozesse. Business Process Manager können Ihnen dabei helfen Ihre Vorgänge zu optimieren und damit viel Zeit und Geld zu sparen.

    Sie sind sich nicht sicher, ob ein Business Process Manager die richtige Wahl ist, oder welchen Anbieter Sie wählen sollen? Wir beraten Sie gerne. Auch für Rückfragen und Anregungen stehen wir gerne zur Verfügung.

    Autor

    Philipp Schnürer
    X-INTEGRATE Software & Consulting GmbHKontakt